Tất nhiên, một điều bắt buộc mà các doanh nghiệp phải làm cho chính là khai báo các thủ tục hải quan cần thiết rồi mới được phép xuất hàng đi nước ngoài bằng loại hình vận chuyển đường biển. Việc này cũng giống như là việc xuất kho trong một xưởng sản xuất. Khi có đơn đặt hàng của một khách hàng nào đó, bộ phận văn phòng sẽ tiến hành xuất phiếu với các loại thông số như tên hàng, số lượng, đơn giá, nơi đến, tên chủ khách hàng mua, hình thức vận chuyển, thời gian vận chuyển. Sau đó báo với chủ quản lý kho rồi mới được bốc dỡ hàng hóa ra bên ngoài.

Việc khai báo hải quan ngày nay có rất nhiều cải tiến so với ngày trước. Việc khai báo trở nên tinh gọn hơn, đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, tiết kiệm nhiều thời gian cho khách hàng cũng như nhân viên hải quan, làm giảm áp lực làm việc của các bên. Tăng năng suất hoàn tất thủ tục khai báo hải quan. Đó chính là khai báo hải quan điện tử. Khai báo hải quan điện tử ra đời là một sự cố gắng đổi mới không ngừng của lực lượng ngành hải quan, giúp doanh nghiệp linh hoạt chủ động hơn trong việc kê khai hàng hóa và các thủ tục kèm theo.

Việc khai báo hải quan cho hàng hóa thường nằm trong gói dịch vụ vận chuyển của các công ty vận chuyển đường biển. Nói một cách dễ hiểu đó là khi bạn muốn vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài thì các công ty vận chuyển sẽ có dịch vụ kèm theo là họ sẽ làm tất cả các thủ tục hải quan cho bạn luôn. Và tất nhiên bạn phải trả phí. Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến cảng thì được kê khai, thông quan, các công ty vận chuyển sẽ bốc dỡ hàng hóa giao cho tàu vận chuyển kèm theo bộ chứng từ chứng minh.